市役所への封筒の宛名に迷ったらこれ！「御中」と「様」の使い分け完全マニュアル

市役所などの公的機関に書類を送るとき、
「〇〇市役所 御中」と書くべきなのか、それとも「〇〇市役所 〇〇様」が正しいのか——
迷った経験はありませんか？

封筒の宛名ひとつでも、相手への敬意やビジネスマナーの印象が変わります。
特に行政機関や団体に送る場合は、宛名の書き方に一定のルールがあります。

本記事では、「御中」と「様」の違いをわかりやすく解説しながら、
市役所に書類を送る際の正しい敬称の使い分け・封筒の書き方・注意点を具体的に紹介します。
ビジネスでもプライベートでも恥をかかないために、
この機会に「市役所宛てのマナー」をしっかり押さえておきましょう。

「御中」と「様」の基本的な違い

敬称の使用方法とは？

「御中（おんちゅう）」と「様（さま）」は、どちらも相手に敬意を表す言葉ですが、
使う相手の対象が異なるという明確な違いがあります。

つまり、

• 組織あて → 「御中」

• 個人あて → 「様」
  と覚えるのが基本です。

たとえば、市役所に「住民票の写しの交付申請書」を送る場合、
特定の職員宛ではなく、部署（例：市民課）に送るのが一般的です。
このときの宛名は、

〇〇市役所 市民課 御中

と書くのが正解です。

「御中」の意味と使い方

「御中」は、もともと“相手の中（組織内）にいる方々へ”という意味を持ちます。
したがって、部署や団体に属する複数の人へ敬意を示すときに使われます。

📘 例：

〇〇市役所 市民課 御中
〇〇株式会社 総務部 御中
〇〇学校 PTA会長 御中

ポイントは、「御中」は人ではなく組織や部署に対して使うということ。
そのため、「〇〇様」と併用するのは誤りになります。

❌ 誤りの例：

〇〇市役所 市民課 御中 様
→ 「御中」と「様」は重複敬称になるためNG。

「様」との使い分けのポイント

一方、「様」は個人名が明記されている場合のみ使用します。
たとえば、市役所の担当者がわかっているときは次のように書きます。

📄 例：

〇〇市役所 市民課 〇〇様

このように、相手が“特定の個人”である場合は「様」。
組織や部署全体に送る場合は「御中」。
これが基本ルールです。

💡 使い分けの覚え方

簡単に覚えるコツは次の通りです。

• 宛名に人の名前がある → 様

• 宛名が団体や部署名だけ → 御中

もし宛先が迷う場合は、「どんな単位で送るか」を考えてみましょう。
市役所のような組織には「御中」を使うのが原則です。

市役所への発送方法

市役所などの公的機関に書類を送る際は、宛名の書き方・封筒の向き・差出人の位置など、いくつかの基本マナーがあります。
特に「御中」の使い方や、返信用封筒の準備は間違えやすいので注意が必要です。

封筒の正しい書き方

まずは、縦書き封筒の場合の基本構成を押さえましょう。

📬 封筒表面の書き方（縦書き）

〒890-1234
〇〇県〇〇市△△町4丁目5-6
差出人：〇〇県〇〇市 △△ 太郎

• 宛先は封筒の中央より少し上に大きく書く

• 「御中」は部署名の直下に書く

• 差出人情報は封筒の左下に記載

横書きの場合もルールは同じで、住所 → 組織名 → 部署名 → 敬称の順に書きます。

📘 例（横書き）

〒123-4567 東京都〇〇市〇〇町1-2-3
〇〇市役所 市民課 御中

宛名の記載方法と注意点

封筒の宛名を書くときに注意すべきポイントは以下の3つです。

1. 個人名がない場合は必ず「御中」
   　→ 「様」ではなく、「御中」を使用。
   　　市役所は組織全体を相手にするため、個人ではありません。

2. 「〇〇市役所 御中様」と書かない
   　→ 「御中」と「様」の併用は二重敬称となり、誤りです。

3. 部署名を正確に書く
   　→ 「市民課」「福祉課」「税務課」など、担当部署名を確認して記載。
   　　誤った部署に送ると、手続きが遅れる原因になります。

💡 コツ：
郵送前に、市役所の公式サイトで担当部署を確認しておくと確実です。

返信用封筒の使い方

申請書や証明書の交付申請などを郵送する場合、
返信用封筒の同封を求められるケースがあります。

📄 返信用封筒の準備ポイント

• 自分の住所・氏名を封筒の左下に明記

• 宛名欄には「自分の住所」を書く（市役所ではなく自分宛）

• 切手を貼り忘れない

• 封筒のサイズは、返信書類が折らずに入る大きさを選ぶ

📘 返信用封筒の例

※返信用封筒には「御中」「様」は不要です。
自分に返ってくる封筒なので、宛名は自分の名前だけでOKです。

こうした郵送マナーを押さえるだけで、
市役所からの対応がスムーズになり、印象もぐっと良くなります。

市役所への封筒のサイズと選び方

市役所に書類を送る際、封筒のサイズは送る書類の枚数や形式に合わせて選ぶことが大切です。
サイズを間違えると、折り目で書類が読みにくくなったり、返信用封筒が入らなかったりすることがあります。

封筒の適切なサイズについて

一般的に、市役所への郵送に使われるのは以下の2種類です。

💡 ポイント：

• 普通の書類 → 長形3号

• 公的書類・証明書など折りたくない場合 → 角形2号

特に「住民票」「印鑑証明」「戸籍謄本」などを申請する場合は、
角形2号封筒を使用するのが丁寧で安心です。

ビジネスでの封筒選びのマナー

市役所宛てに送る封筒も、ビジネス文書として扱うのが基本です。
そのため、見た目の印象や清潔感にも配慮しましょう。

✅ 封筒選びのチェックポイント

• 色は 白・薄ベージュ・クラフト系の無地が基本

• キャラクター・派手な柄・カラフルな封筒は避ける

• 窓付き封筒を使う場合は、宛名が正確に見えるか確認

• しわ・折れ・汚れがない封筒を使用する

また、宛名を書く際は 黒のボールペンまたは筆ペンを使用し、
インクのにじみやかすれがないように丁寧に書くことが大切です。

郵送時の注意点

封筒を投函する前に、以下の3つを必ず確認しましょう。

1. 切手の料金
   　書類が複数枚ある場合や返信用封筒を同封する場合は、重さが25gを超えることもあります。
   　→ 郵便局で重さを測ってもらうのが確実です。

2. 封の仕方
   　封筒の口をしっかりのり付けし、上部に「〆（しめ）」のマークをつけると丁寧です。
   　例：
   　 　封筒上部中央に「〆」または「封」 　

3. 封入物の最終確認
   　- 書類の記入漏れがないか
   　- 返信用封筒や必要書類が同封されているか
   　- 同封物の向き（上下・表裏）に注意

📦 チェックリスト例

• 申請書を入れた

• 本人確認書類のコピーを入れた

• 返信用封筒を同封した

• 切手の金額を確認した

このチェックを怠ると、再送や手続き遅延の原因になります。

💬 まとめると

• 書類を折らない場合 → 角形2号

• 通常文書の場合 → 長形3号

• 白や薄茶など落ち着いた色を選ぶ

• 封・宛名・切手を丁寧に確認する

封筒ひとつでも、「きちんとした印象」を与えることが信頼につながるのです。

市役所宛の手紙の文書作成

市役所へ送る手紙や申請書の添え状（送付状）は、
単に“書類を送る”だけではなく、信頼性や丁寧さを伝えるための重要な要素です。
特に公的機関への文書では、構成・敬語・表現の順序を正しく整えることが求められます。

手紙の基本構成

市役所宛ての文書には、以下のような基本構成があります。

📄 手紙の構成例（送付状の形）

このように、冒頭で宛名＋御中を書き、
本文では「拝啓」から始めて「敬具」で締めるのが一般的です。

💡 ポイント：

• 「拝啓」「敬具」はセットで使う

• 改行や句読点を整えて読みやすく

• 「ご査収くださいませ」はやや硬い表現なので「ご確認ください」でもOK

送り先担当者名の書き方

担当者が明確に分かっている場合には、部署名の下に担当者名を記載します。

📘 例：

〇〇市役所 市民課 〇〇様

この場合、「御中」は不要です。
「御中」と「様」を併用するのは誤りなので注意しましょう。

💡 判断の目安：

• 担当者名が分かっている → 「様」

• 担当者名が分からない、または部署あて → 「御中」

部署名や役職名の重要性

公的文書では、宛名に役職名や部署名を正確に記すことが信頼の証になります。
例えば、以下のようなケースがあります。

役職名を入れると、手紙が適切な担当者へ届きやすくなります。

💬 ちょっとしたマナーの豆知識

• 「御中」を使う相手には、本文内で**「ご担当者様」**と書いてOK
  　（例：「ご担当者様へ」と冒頭に書くと丁寧）

• 文中で「貴課」「貴職」「貴庁」などの尊敬表現を使うとフォーマルな印象に
  　例：「貴課のご担当者様にはいつもお世話になっております。」

💡 まとめ：

• 「御中」は部署あて、「様」は個人あて

• 宛名・日付・差出人を忘れずに

• 添え状（送付状）をつけると丁寧で信頼度アップ

 

市役所への郵送時の注意と失敗事例

市役所に書類を送るときは、宛名や封入物のミスによる再提出・遅延がよく起こります。
特に、封筒の書き方・添付書類・返信用封筒の不備などは注意が必要です。
ここでは、よくある間違いと対策を具体的に見ていきましょう。

よくある間違いとその対策

❌ 1. 宛名の敬称を間違える

もっとも多いミスが「御中」と「様」の使い分け間違いです。
たとえば次のような書き方は誤りです。

〇〇市役所 市民課 御中 様
→ 「御中」と「様」は重複敬称でNG。

✅ 正しくは：

〇〇市役所 市民課 御中（部署宛）
〇〇市役所 市民課 〇〇様（担当者宛）

❌ 2. 添付書類の入れ忘れ

申請書のほかに、本人確認書類や返信用封筒の同封が必要なケースがあります。
封をしてから気づくケースが多いため、投函前のチェックリストを作るのがおすすめです。

📋 送付前チェックリスト例

• 申請書の記入内容を確認した

• 本人確認書類（免許証など）のコピーを同封した

• 返信用封筒を入れた（宛名・切手付き）

• 書類の上下・向きを揃えた

• のり付け・封印を済ませた

❌ 3. 切手の料金不足

重さや厚みで郵便料金が変わることを見落とすケースもあります。
特に「返信用封筒込み」で送る場合は、定形外郵便になることも。

✅ 対策：

投函前に郵便局の窓口で「料金が足りていますか？」と確認する。

1〜2枚の書類なら84円切手で十分ですが、
返信封筒やコピーを同封する場合は94円以上になることもあります。

❌ 4. 担当部署の間違い

市役所には多数の課・係があるため、送り先を間違えると処理が遅れます。
住所は正しくても、部署が違うだけで返送されることも。

✅ 対策：

市役所の公式サイトで、担当部署の名称・郵送先住所を事前確認する。
不明な場合は電話で問い合わせるのが確実。

市役所への郵送での連絡のポイント

書類を送ったあと、数日経っても連絡がない場合は、
到着確認の電話をしておくと安心です。

📞 例文：

「先日、〇月〇日に〇〇申請書を郵送しました〇〇と申します。
書類は無事に届いておりますでしょうか？」

このような丁寧な確認を入れるだけで、相手への印象が大きく変わります。

送り方の基礎知識とマナー

最後に、郵送時のマナーをまとめます。

✅ 基本ルール

• 宛名・住所・差出人は必ず手書きまたは明瞭に印字

• 封筒は清潔でしわのないものを使用

• 封をしたら上部に「〆」印をつける

• 同封する書類は折り目をそろえ、角を揃える

💡 ワンポイントアドバイス
「至急」「申請書在中」などの表示が必要な場合は、
赤ペンで右上に明記しておくと、窓口での処理がスムーズになります。

まとめると

• 宛名の敬称は「御中」または「様」のどちらか一方のみ

• 添付書類・返信封筒・切手の確認を忘れずに

• 郵送後は、必要に応じて電話で到着確認をする

• 清潔な封筒・丁寧な字で送るのが信頼の基本

 

市役所御中に関するFAQ

「御中」に関するよくある疑問

❓ Q1：市役所宛の封筒に「御中」と「様」を両方つけてもいいですか？

A：いいえ。
「御中」と「様」はどちらも敬称ですが、対象が異なります。

• 組織・部署に送る → 「御中」

• 個人宛に送る → 「様」

両方を併記するのは二重敬称になり、誤った使い方です。

❓ Q2：「御中」は個人が使うと失礼ですか？

A：失礼ではありません。
「御中」はあくまで組織や部署に敬意を表す言葉で、
個人の立場に関係なく使えます。
たとえば、市民として市役所へ申請書を送る場合も、
「〇〇市役所 市民課 御中」で問題ありません。

❓ Q3：「ご担当者様」と「御中」はどちらを使えばいい？

A：状況によって使い分けます。
封筒や宛名には「御中」を使用し、
文書の本文で「ご担当者様へ」と書くのはOKです。
つまり、宛名＝御中／本文＝ご担当者様という形で併用可能です。

📘 例文：

❓ Q4：市役所の窓口に直接渡す場合も「御中」と書く？

A：郵送以外では不要なこともあります。
窓口で直接提出する場合は、封筒を開封することが前提のため、
「御中」は省略して「〇〇市役所 市民課行（ゆき）」と書くケースもあります。
ただし、フォーマルに見せたい場合は「御中」でも問題ありません。

市役所に送る場合の特殊ケース

💡 担当者名がわからない場合

担当者が不明なときは、部署名まで記載して「御中」でOKです。
例：

〇〇市役所 税務課 御中

市役所全体に送る場合も、どの課に関係する内容かを明記すると親切です。

💡 担当者が複数いる場合

複数の担当者が関わる申請（例：建築課・都市計画課など）の場合も、
代表部署名を選び、「御中」でまとめるのが一般的です。

例：

〇〇市役所 建築課 御中

団体と個人での違いと注意点

💡 覚えておきたいポイント

• 「御中」は組織・団体全体への敬称

• 「様」はあくまで“人”につける

• 両方使うのはNG

 

✉️ まとめ

市役所への郵送では、

• 組織宛て → 「御中」

• 個人宛て → 「様」
  が鉄則です。

そして、封筒の見た目・宛名・敬称の使い分けを丁寧にすることで、
公的機関からの印象もぐっと良くなります。

小さなマナーですが、そこに表れるのは「相手を思いやる姿勢」です。
次に封筒を書くときは、ぜひ今日の内容を意識してみてください。