荷物を配送する方法は多岐にわたります。例えば、一般的な宅配便、便利なレターパック、サイズに合わせた宅急便コンパクトなど、選択肢は豊富です。これらの中から、荷物のサイズや配送料を考慮し、コスト効率の良い方法を選ぶことが多いでしょう。
特にレターパックはその利便性から人気があり、多くのコンビニエンスストアで手に入れることができます。コンビニでの購入が可能なのは、日常生活において大きなメリットです。
しかし、レターパックを使う際には、送り先と発送者の両方に記載される「様」について、その扱い方に迷うことがあります。私自身も、発送者の部分に記載された「様」をどうすべきか悩んだことがあります。
この記事では、レターパックで荷物を送る際の「様」の処理方法だけでなく、ビジネスマナーに関するアドバイスも合わせてご紹介します。
まず、最初にレターパックの概要について紹介します。
レターパックの宅配サービス
レターパックは、郵便局の提供する宅配サービスの一つで、コンビニエンスストアや楽天市場などで購入可能です。このサービスを利用するには、荷物をレターパックに入れて郵便ポストに投函するだけで済みます。その手軽さから、多くの人々に利用されています。
レターパックで送れるサイズ
| A4サイズ・4kgまで全国一律で、信書※も送れるサービス |
| 対面で配達可能のレターパックプラスの厚さは、4kg以内であれば、3cmの厚さを超えても可能 |
| 郵便受けに配達可能のレターパックライトの厚さは、3cm以内なら可能 |
| A4サイズで4kg以内の品物を送る場合は、レターパックを利用することができます。 |
※信書とは、個人間でやり取りされるプライベートな内容を含む書類や手紙のことを指します。主に、個人的な情報、感情、意見などが記載された文書で、一般的な手紙や私的な書類がこれに該当します。信書は通常、送り手と受け手の間でのみ意味を持つ私的なメッセージを含むため、通信の秘密が保護される対象となります。
レターパックで送れるもの
| 証明書の発送 |
| 衣類の発送 |
| チケットの発送 |
| 請求書の発送 |
| 業務用サンプルの発送 |
| パンフレットの発送 |
この他にも、A4サイズで4kg以内の品物であれば、発送可能です。
レターパックの「様」は消したほうがいい?
レターパックには通常、宛先と依頼主の欄があり、両方に「様」という文字が記載されています。この「様」を消すべきかどうかは、使用者にとって混乱の元となることがあります。実際、荷物や手紙を送る際、通常は受取人には敬称を付けますが、自分自身の名前には付けません。しかし、レターパックでは依頼主の欄にも「様」が予め記載されているため、どう対応すべきか迷うことがあります。
私自身もレターパックを利用した際にこの点で悩んだ経験があります。レターパックで荷物を送る際の「様」を消すかどうかは、宛先によって異なります。ビジネスシーンでは「様」を消すことが推奨されますが、個人宛ての場合はそのままにしても問題ありません。これには特定の理由があり、次にその理由について詳しく説明します。
ビジネス文書でのレターパック宛名：依頼主の「様」を消去
本文: 新入社員として職場に加わると、上司やクライアントとのメールや手紙のやりとりが頻繁に発生します。ビジネスマナーの知識が不足していると、これらのコミュニケーションで失礼を働くことになりかねません。そのため、上司から「マナーに注意するように」と指摘されるのはよくあることです。
特に、ビジネスでは取引先との信頼関係構築が重要です。そのため、多くのビジネスパーソンはビジネスマナーに細心の注意を払っています。レターパックを業務で使用する際、依頼主の欄に記載されている「様」を消すことが重要ですが、それ以外にも注意すべき点があります。
レターパックの依頼主の欄には、以下のような敬語が使われています。
レターパックに記載されているご依頼主の項目
- おところ
- おなまえ 様
- 電話番号
実は、依頼主の名前に「様」が付いているだけでなく、住所や名前にも敬語が使用されています。受取人の情報はそのままで問題ありませんが、依頼主の情報に敬語を用いるのは不自然です。
一般的に、自分自身に敬語を使うのは通常ではないため、依頼主の敬語部分も消去するのがマナーです。
レターパックに記載されているご依頼主の項目の修正方法
- ご依頼主→「ご」を消して「依頼主」
- おところ→「お」を消して「ところ」
- おなまえ→「お」を消して「なまえ」
以上のように、依頼主の「ご」と「お」を消去することが求められます。
ビジネスシーンでは多くのマナーが存在するため、これらの細かい点にも注意を払うことが重要です。
依頼主の「様」と敬語部分の消し方
依頼主の「様」や敬語部分を消す正しい方法について、多くの方が疑問を持つことがあるかもしれません。赤ペンや黒ペンを使って二重線を引く、あるいは部分的に塗りつぶすなど、方法はいくつか考えられます。
実際に「様」や敬語部分を消す際の適切な方法は、黒いペンを使用して二重線を引くことです。この線は横向きに引くのが一般的です。ビジネスシーンでは、こうした小さなディテールにも注意が払われていることが多く、プロフェッショナルな印象を与えるためにも、正しい方法で修正することが重要です。
依頼主の「様」や敬語部分の修正を忘れずに行い、ビジネス文書としての適切な形を保つようにしましょう。
個人宛のレターパックでも「様」は消すと好印象
ビジネスの場では、依頼主の「様」や敬語を消すのが適切ですが、個人間のやりとりにおいては、このマナーが必ずしも必要ではありません。例えば、友人や遠くに住む親戚にレターパックを送る際、ビジネスのような形式を気にする必要はありませんが、それでも「様」を消すことが好印象を与える可能性があります。
例として、義理の両親にレターパックを送る場合を考えてみましょう。ビジネスの場ではないため、「様」をそのままにしても問題はありませんが、人によっては「様」を消すことを一般常識と捉えることもあります。
一般常識として「様」を消すことを知らないのか?
他人じゃないのに、そこまで気を遣わなくていいのに。
依頼主に「様」がある場合、それを消すのがマナーとして認識されていることが多いです。したがって、個人宛のレターパックでも、依頼主の「様」や敬語部分があれば、それを消去することが推奨されます。
結論として、ビジネスだけでなく、個人宛の場合でも「様」や敬語がある場合は、二重線で消すことをおすすめします。これにより、どのような状況でも好印象を与えることができるでしょう。
ビジネス文書における「様」と「御中」の正しい使い分け
レターパックでの依頼主の敬語や「様」を消す方法については既に触れましたが、ビジネスシーンにおいては宛先の敬称にも注意が必要です。ビジネス文書では、個人宛てには「様」を、組織や会社宛てには「御中」を使用するのが一般的です。
「御中」と「様」の使い分けは以下の通りです
「御中」
「御中」は、組織や団体、会社など、特定の個人ではなく、ある集団に対して使用する敬称です。この表現は、宛先が特定の個人ではなく、組織や部門全体に向けられる場合に適用されます。たとえば、手紙やメールを送る際に、企業名や部署名、店名しか分からない場合に使用します。
「御中」を使った宛名は、その組織に属するどの個人が内容を開封・確認しても構わないことを意味します。これは、文書が特定の個人に限定されず、組織全体に向けられていると解釈されるためです。
以下は「御中」の使用例です：
- ◯◯株式会社 御中
- ◯◯株式会社 ◯◯部 御中
- ◯◯市役所 ◯◯課 御中
これらの例では、宛名に記載された企業や部署、役所が、手紙やメールの受取先となります。具体的な個人名がないため、文書はその組織に属する任意の人が対応することが期待されます。
ビジネスマナーにおいては、このように「御中」の使い方を理解し、適切に適用することが重要です。
「様」
ビジネスシーンにおける「様」の使い方は、宛名が特定の個人まで特定されている場合に適用されます。これは、手紙やメール、荷物などが特定の個人に向けて送られる際に使用される敬称です。
具体的には、特定の会社の特定の部署や課に所属する個人に直接やり取りがある場合に「様」を付けます。たとえば、「◯◯会社 ◯◯課の◯◯さん」といった場合がこれに該当します。
「御中」が会社や部署名に対して用いられるのに対し、「様」は個人名に使用されます。この点を覚えておくと良いでしょう。
また、個人名で宛名が書かれた手紙やメール、荷物は、宛名に記載されている人以外が開封することは適切ではありません。このため、宛名が個人名の場合、本人以外は開封すべきではないという点に注意が必要です。
さらに、会社内で役職がある人物に対して手紙やメール、荷物を送る際の注意点は以下の通りです。
- 名前+役職名 = 「様」はつけない
- 役職名+名前 = 「様」をつける
これらのルールは少し複雑に感じられるかもしれませんが、具体的な「様」の使用例を見ていくと理解が深まります。
「様」の使用例：
- ◯◯株式会社 ◯◯様
- ◯◯株式会社 ◯◯課 ◯◯様
- ◯◯株式会社 ◯◯課 ◯◯部長
- ◯◯株式会社 ◯◯課部長 ◯◯様
このように「様」は、個人名まで具体的にわかる場合に使用されます。レターパックを含むビジネス文書においても、これらのマナーを適切に適用することが重要です。
したがって、「御中」と「様」の違いをしっかり理解し、レターパックに記載する際にもこれらのルールを適用しましょう。
レターパックでの返信用の準備とビジネスマナー
ビジネスの場面では、書類や物品を送って返信を求めることがよくあります。このような時に返信用レターパックを同封するのは効率的であり、受け取る人への配慮にもなります。
返信用レターパックを準備する際の手順は以下の通りです：
- 返信用レターパックの準備：必要な枚数のレターパックを用意します。
- レターパックの宛先記入：宛先として自分の住所、名前、電話番号を記入します。
- 「様」を「行」に変更：宛先の名前に通常付いている「様」を消して、「行」と記入します。これはビジネスマナーで、返信先として正式な表現です。
- レターパックの折りたたみ：レターパックを半分に折り、送る荷物と一緒に梱包します。
これらの準備をすることは、受け取る人が返信する際の手間を省くため、そして正式なビジネス文書の形式を維持するためです。特に、「様」を「行」に変えることで、返信先がはっきりし、書類や荷物の扱いがより公式なものになります。
これらの手順はビジネスマナーの重要な部分です。これを守ることで、相手への思いやりとプロフェッショナルさを示せます。
まとめ
- ビジネスシーンでのレターパック利用：宛先に付いている「様」は、二重線で消します。
- 個人宛の場合：「様」を消すとより良い印象を与えます。
- 「御中」と「様」の使い分け：これらの敬称の違いを理解し、適切に使い分けることが重要です。
- 返信用レターパックの準備：自分の住所、名前、電話番号を記入し、「様」の代わりに「行」を記載した後、2つ折りにして荷物と一緒に送ります。
- 購入と使用のしやすさ：レターパックはコンビニや郵便局のウェブサイトから購入可能で、荷物の発送が簡単です。
ただし、依頼主の欄に予め記載されている「様」については、自分が記入する部分では二重線で消すのが正しい対応です。これを忘れずに行うことが大切です。
最初はこれらのマナーを覚えることが難しいと感じるかもしれませんが、一度理解すればスムーズに対応できるようになります。荷物の送り手も受け取り手も、互いに気持ち良く取引できるよう、これらのマナーを身に付けておくことが望ましいです。
